Le 24 octobre dernier, Montfort a franchi une étape majeure : Epic, notre nouveau dossier de santé électronique, a officiellement remplacé Meditech. Après plus d’un an et demi de préparation, des milliers de membres du personnel et médecins ont effectué leur transition vers ce nouvel outil qui transformera la façon dont nous documentons, partageons et consultons l’information clinique.
Derrière ce go-live d’envergure se trouve un important travail collectif, marqué par des milliers de rencontres de travail, plus de 3 200 heures de formation réparties sur 650 séances et la contribution de plus de 250 super-utilisateurs, qui ont joué un rôle clé dans la préparation du personnel à cette transition.
Seulement quelques jours après la mise en service, les équipes continuent de prendre leurs repères avec Epic. Entre apprentissages, ajustements et premières découvertes, une chose ressort déjà clairement : l’entraide et la collaboration sont au cœur de cette transition.
Voici les témoignages de personnes qui vivent ce changement au quotidien.
Une entraide qui reflète les valeurs Montfort
Pour plusieurs, ce qui ressort de ces premiers jours n’est pas la technologie, mais bien l’humain.
« Je n’en reviens pas de voir à quel point les valeurs Montfort ressortent dans les équipes.
souligne Sophie Audet, spécialiste en simulation à l’Institut du Savoir Montfort.
On sent vraiment l’entraide partout ! »
Cette solidarité permet aux équipes de traverser ensemble une importante période d’adaptation. Reconnaissables à leur casquette bleue, les plus de 250 super-utilisateurs mobilisés à travers l’organisation jouent un rôle essentiel dans les premiers jours suivant la mise en service d’Epic. Présents sur le terrain, ils accompagnent leurs collègues, répondent aux questions et offrent un soutien précieux au quotidien.
« Les gens sont confiants après seulement quelques jours. On peut s’aider les uns les autres. Ce qui ressort, c’est vraiment l’entraide entre collègues », observe Guylaine Gauthier, infirmière autorisée à l’unité de médecine du 4A.
Même constat du côté de l’unité de médecine du 6C. « Ça va bien, on travaille en équipe. C’est une grosse période d’ajustement c’est certain, il y a quelques petits glitchs, mais tout va bien aller », résume Nancie Sylvestre, infirmière autorisée.
Pendant que les équipes prennent leurs repères avec Epic, une autre équipe veille en coulisses à leur offrir du soutien en continu. Pour les quatre premières semaines suivant le go-live, le centre de commande est opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Des employés provenant de plusieurs secteurs y collaborent afin de répondre rapidement aux questions et de résoudre les défis rencontrés sur le terrain.
Pour Serge Duguay, gestionnaire du Centre de services en technologies de l’information, plusieurs éléments se démarquent depuis le go-live dans le centre de commande : « l’entraide, la communication et la rapidité d’exécution », mais aussi « l’implication des gens, avec leur bonne humeur et leur sourire malgré le stress ».
Découvrir le potentiel d’Epic
Si la période actuelle est encore marquée par l’apprentissage, plusieurs commencent déjà à percevoir les avantages qu’apportera Epic à leur pratique quotidienne.
« Après quelques quarts dans Epic, les employés deviennent vraiment de plus en plus à l’aise et sont en mesure d’apprécier tous les avantages du système. J’entends constamment des :
Oh, wow ! ça, c’est vraiment cool et pratique ! »
explique Meghan Campeau, gestionnaire de l’unité de chirurgie du 5C.
Un enthousiasme que partage Jamie Ghossein, médecin aux soins intensifs, qui souligne le plaisir de voir ses collègues découvrir les possibilités du système :
J’adore voir la joie et l’excitation de mes
collègues lorsqu’ils découvrent une
nouvelle fonctionnalité ou une astuce
qui leur facilite le travail.
Du côté de la réadaptation, Tia Cormier, physiothérapeute, voit déjà des gains potentiels pour la documentation clinique : « Je suis excitée pour certaines choses, comme les SmartPhrases, des modèles de texte préenregistrés qui permettent de documenter plus rapidement. Ça va plus vite avec Epic. Je sens que nous sommes en période d’ajustement, mais je vois le potentiel de gagner du temps dans le futur. »
Caroline Beaudouin, infirmière autorisée à l’unité de médecine du 4A, entrevoit pour sa part un bénéfice important pour les soins aux patient·e·s : « On se rend compte qu’on documentait trop avant. Maintenant, avec Epic, on documente uniquement les choses nécessaires.
On voit que, dans le futur, on va avoir plus
de temps à consacrer au patient. »
Une réussite collective
Un projet comme Epic dépasse largement la mise en place d’une nouvelle technologie. Il repose avant tout sur l’expertise, l’engagement et la collaboration de centaines de personnes à travers l’organisation.
Pour Jamie Ghossein, médecin aux soins intensifs, cette transition a aussi été l’occasion de créer des liens avec des collègues de différents secteurs : « J’ai eu la chance de rencontrer des centaines de professionnels de la santé de tous les secteurs de l’hôpital, dont plusieurs avec qui je n’aurais normalement jamais eu l’occasion de collaborer. »
Pour Maggie Paquette, gestionnaire de la Planification et de la Transformation et responsable du projet Epic, la plus grande réussite se trouve dans cette mobilisation collective : « Ma plus grande fierté, c’est vraiment tout le travail d’équipe, l’engagement et la collaboration que j’ai vus à travers l’organisation. Voir tout le monde se mobiliser, s’entraider et travailler ensemble vers un même objectif, c’est extrêmement gratifiant. »
Elle souligne également que le succès du projet repose sur la contribution de chaque secteur.
« Chaque équipe a une expertise
unique et essentielle. »
Un sentiment partagé par Janie Major, spécialiste en informatique clinique.
C’est inspirant de voir comment chaque personne a contribué au lancement et comment, malgré les défis, on a su s’adapter et avancer ensemble.
Après des semaines particulièrement intenses, elle retient surtout la fierté collective qui ressort.
« Il y a eu des moments exigeants, mais aussi de belles victoires et beaucoup de satisfaction à voir les choses progresser. Aujourd’hui, je ressens surtout de la fierté et de la reconnaissance envers toutes les personnes qui se sont investies dans cette transition. »
Et maintenant?
Le lancement d’Epic marque une étape importante pour Montfort, mais ce n’est que le début du parcours. À mesure que les équipes gagnent en confiance et en aisance, les bénéfices attendus se concrétiseront : une documentation mieux ciblée, une meilleure coordination des soins et davantage de temps consacré aux patient·e·s.
Une chose est déjà certaine : le succès de cette transition repose avant tout sur les personnes qui l’ont rendue possible.
Merci à toutes celles et tous ceux qui ont contribué à ce grand changement. Votre engagement, votre résilience et votre esprit d’entraide démontrent une fois de plus ce qui fait la force de Montfort.
Cette mise en service concrétise le résultat 14 du Plan stratégique 2024-2028 : implanter le dossier de santé électronique Epic afin d’améliorer l’expérience des clinicien·ne·s et des patient·e·s.
